Von Fileservern zu SharePoint Online und Teams

Stell dir den klassischen Fileserver als Aktenschrank im Keller vor. Irgendwann hat fast jeder einen Schlüssel bekommen. Kaum jemand weiß noch, was in der Hälfte der Ordner liegt. Und wer zuletzt etwas geändert hat, erkennt man nur noch am Dateinamen mit “_final_v3_wirklich_final”.

Genau so sehen die meisten Fileserver aus, die wir migrieren.

Niemand hat das absichtlich so gebaut. Ein Ordner für ein Projekt, eine Ausnahme für einen externen Partner, ein Unterordner, der nie wieder aufgeräumt wurde, weil der ursprüngliche Eigentümer die Firma längst verlassen hat. Nach zehn Jahren ist die Ordnerstruktur eine Geschichte der Organisation, nicht ein Abbild davon, wie sie heute tatsächlich arbeitet. Das ist auch der eigentliche Grund, warum eine Migration nach SharePoint Online und Teams selten ein reines Technikprojekt ist. Sie zwingt dazu, Entscheidungen nachzuholen, die jahrelang aufgeschoben wurden.

Die Herausforderungen, die man vorher kennen sollte

• Berechtigungen lassen sich nicht 1:1 übertragen. NTFS-Berechtigungen sind ordnerbasiert und vererbt. SharePoint denkt in Websites, Bibliotheken und Freigaben, und eine tief verschachtelte Ordnerstruktur mit hundert Einzelfreigaben lässt sich zwar technisch migrieren, ergibt danach aber genauso wenig Sinn wie vorher, nur jetzt in einem neuen System.
• Der Sync-Client hat Grenzen. Lange Pfade, Sonderzeichen im Dateinamen und sehr große Bibliotheken sorgen regelmäßig für Sync-Fehler, die vor der Migration niemand auf dem Schirm hat, weil der Fileserver diese Beschränkungen nie hatte.
• Teams wird schneller unübersichtlich als ein Fileserver. Ohne eine Namenskonvention und einen Verantwortlichen pro Team entstehen in wenigen Monaten Dutzende Teams mit überlappendem Zweck, und jedes Team bringt automatisch eine eigene SharePoint-Site mit.
• Alte Gewohnheiten sitzen tief. Ein gemapptes Laufwerk mit Buchstaben ist für viele Nutzer zehn Jahre Muskelgedächtnis. Das ändert sich nicht, weil die Technik migriert ist, das ändert sich durch Training und durch ein System, das wirklich einfacher ist, sobald man es einmal verstanden hat.

Das ist auch der Punkt, an dem viele Projekte ins Stocken geraten: Man migriert die Dateien, aber nicht die Entscheidungen darüber, wer was braucht und warum. Am Ende hat man denselben Aktenschrank, nur mit einer moderneren Tür.

Warum sich der Umzug trotzdem lohnt

Co-Autoring in Echtzeit, echte Versionshistorie statt Dateinamen mit Versionsnummer, und eine Suche, die tatsächlich findet, was gesucht wird, sind der Teil, den Nutzer als Erstes merken. Der Teil, der langfristig mehr wiegt, ist Governance: Aufbewahrungsrichtlinien, Freigabekontrollen für externe Partner und die Möglichkeit, den Zugriff granular zu steuern, ohne für jede Ausnahme einen neuen Ordner mit eigener ACL anzulegen. Und operativ verschwindet ein Stück Infrastruktur, das gepatcht, gesichert und irgendwann ersetzt werden muss, ohne dass jemand im Unternehmen dafür Fans hätte.

Was das an Lizenzierung braucht

SharePoint Online und Teams sind ab Microsoft 365 Business Basic beziehungsweise E1 enthalten, keine separate Lizenz nötig. Der Speicherplatz ist gepoolt, ein Terabyte pro Tenant plus zehn Gigabyte pro lizenziertem Nutzer, was für die meisten mittelständischen Umgebungen ausreicht, bevor überhaupt über Zusatzspeicher nachgedacht werden muss. Das Migrations-Tool von Microsoft selbst ist kostenlos, deckt Standardfälle gut ab und stößt bei komplexen Berechtigungsstrukturen oder sehr großen Datenmengen an Grenzen, wo Tools wie ShareGate oder AvePoint ihren Preis wert werden, vor allem wegen der Zeit, die sie bei der Nachbereitung sparen. Aufbewahrungsrichtlinien und Data-Loss-Prevention im großen Stil gehören in der Regel zu E5 oder einem Purview-Add-on, und das würde ich erst kaufen, wenn die Grundstruktur in SharePoint tatsächlich steht, nicht vorher.

Was ich tatsächlich empfehlen würde

Nicht die komplette Ordnerstruktur eins zu eins nach Teams kopieren. Ein Fileshare pro Abteilung als Pilot migrieren, dort die Berechtigungslogik einmal sauber durchdenken, und erst danach den Rest nachziehen. Das kostet am Anfang mehr Zeit als ein Big-Bang-Umzug übers Wochenende, aber genau diese Zeit ist es, die am Ende verhindert, dass der neue Aktenschrank in zwei Jahren genauso unübersichtlich ist wie der alte.