Wie wir ein File-Sharing-Abo um 90 Prozent gesenkt haben

Ein Kunde mietete ein zweites Gebäude, um seine Partner darin zu treffen. Nicht wörtlich, aber so sah es aus. Er hatte ein separates externes System, 600 Euro im Monat, dessen einzige Aufgabe es war, Partnern und Kunden während einer Ausschreibung das Hochladen von Dokumenten zu ermöglichen. Gleichzeitig konnte das Microsoft 365, das er ohnehin bezahlte und in das sich jeder Mitarbeitende jeden Morgen einloggte, genau dasselbe, und lag dafür weitgehend ungenutzt da.

Das ist das eigentliche Problem, und es ist selten ein technisches. Das Portal wurde nicht gekauft, weil Microsoft 365 keinen externen Dateiaustausch könnte. Es wurde Jahre früher schnell gekauft, um eine dringende Ausschreibung zu lösen, und blieb dann einfach. Niemand hat je nachgefragt, ob die Fähigkeit, für die jetzt ein Abo bezahlt wurde, in einer bereits vorhandenen Lizenz schon enthalten war. Diese Frage ist die eigentliche Arbeit. Die Technik danach ist fast einfach.

Was das Abo tatsächlich tat

Zieht man das Branding ab, tat das externe System drei Dinge: einer internen Person erlauben, einen Raum für eine bestimmte Ausschreibung zu öffnen, benannten externen Partnern erlauben, Dateien nur in diesen Raum hochzuladen, und die Dokumente jeder Ausschreibung von allen anderen getrennt halten. Das war alles. Drei Funktionen, 600 Euro im Monat, plus die stillen Kosten für einen weiteren Anbieter, einen weiteren Login für Partner und ein weiteres System, das intern niemand wirklich verantwortete.

Keine dieser drei Funktionen ist exotisch. Es ist genau das, wofür SharePoint und externe Freigabe gebaut wurden. Was fehlte, war nur eine Eingangstür, einfach genug, dass eine interne Person eine neue Ausschreibung anlegen kann, ohne über Site-Berechtigungen nachzudenken, und ein externer Partner hochladen kann, ohne im Support anzurufen.

Was wir stattdessen gebaut haben

Wir haben eine Power App vor SharePoint gesetzt, direkt in Teams eingebunden, wo die Menschen ohnehin arbeiten. Eine interne Person öffnet die App, legt ein neues Projekt an, und die App erzeugt die SharePoint-Struktur und die korrekten Berechtigungen im Hintergrund. Externe Partner werden zu genau diesem Projekt eingeladen und zu keinem anderen, sie laden ihre Dokumente hoch, und alles bleibt auf die Ausschreibung beschränkt, zu der es gehört.

Wer eine Ausschreibung anlegt, fasst nie eine Berechtigungseinstellung an. Der externe Partner sieht nie etwas außer dem Projekt, zu dem er eingeladen wurde. Die Komplexität ist noch da, sie ist nur in die App gewandert, statt beim Nutzer zu landen. Das ist meist der Unterschied zwischen einem System, das Menschen tatsächlich nutzen, und einem, um das sie still herumarbeiten.

Das Ganze war in vier Wochen produktiv.

Was es ehrlich gesagt kostet

Hier lohnt sich Präzision, denn “wir haben es für fast nichts ersetzt” stimmt nur unter einer Bedingung. Die Power App läuft auf Standard-Connectoren, SharePoint und Teams, die durch die Microsoft-365-Lizenzen abgedeckt sind, die der Kunde ohnehin besaß. Externe Partner laden über die externe SharePoint-Freigabe hoch, was für die Zahl der Gäste hier keine Lizenz pro Nutzer hinzufügt. Deshalb fielen die laufenden Kosten um rund 90 Prozent, das Abo verschwand, und was es ersetzte, war größtenteils Fähigkeit, die schon bezahlt war.

Die Bedingung ist diese: Sobald ein solcher Bau Premium-Connectoren oder Dataverse braucht, ändert sich die Lizenzrechnung, und eine Power-Platform-Lizenz pro App oder pro Nutzer kommt ins Spiel. Sie schlägt ein 600-Euro-Abo meist immer noch, ist aber nicht mehr kostenlos. Wer 90 Prozent verspricht, ohne zu prüfen, ob das Design auf Standard-Connectoren bleibt, rät nur. In diesem Fall blieb es dabei, bewusst, weil das mehr wert war als jede Premium-Funktion es hinzugefügt hätte.

Es gibt auch einen echten Trade-off auf der anderen Seite der Ersparnis. Das Abo war die Software von jemand anderem, die dieser gewartet hat. Jetzt ist es unsere, die wir verantworten. Das ist hier die richtige Entscheidung, weil der Bau klein, standardisiert und verständlich ist, aber “wir haben 90 Prozent gespart” bedeutet immer still auch “wir haben die Wartung übernommen”. Das ist nur dann ein guter Deal, wenn das Gebaute einfach genug bleibt, um wartbar zu sein.

Was ich tatsächlich empfehlen würde

Bevor Sie irgendein SaaS-Abo verlängern, das Dateien austauscht, Dokumente sammelt oder Partnern einen Upload-Ort gibt, prüfen Sie, ob die Fähigkeit im Microsoft 365 schon existiert, das Sie bezahlen. Oft tut sie das, und es fehlt nur eine einfache Eingangstür. Bauen Sie diese Tür auf Standard-Connectoren und halten Sie sie klein genug, dass das Besitzen tatsächlich günstiger ist als das Mieten. Und seien Sie ehrlich über die Wartung, die Sie übernehmen, denn eine 90-Prozent-Ersparnis, die in ein System mündet, das niemand betreiben kann, ist keine Ersparnis, sondern eine aufgeschobene Kostenposition. In diesem Fall war sie weder aufgeschoben noch kompliziert: vier Wochen, Standard-Tools, und ein Abo, das aufhörte, sich zu verlängern.